グループウェア
グループウェア
組織で効率的により良い仕事をしていく場合に立ちはだかるのが意思疎通の壁です。
その「意思疎通の壁」をITの力で解決するのがグループウェアです。社員の情報や仕事の状況、施設の予約情報などを1つに統合管理でき、それらを共有することでより良い業務変革を起こしてビジネス効率を改善させる効果があります。
- 回覧板を手渡しで回していたので、伝えたい情報の期限を過ぎることがあり困っている
- 過去の資料が紙で保存されているので、調べたい情報を検索するのに時間がかかり困っている
- マンション管理組合や自治会で毎年役員が変わっていくので、ルールや決まり事がどのような経緯でできたのか分からない
- 組織内で情報を共有して活動履歴や書類を残したい
- 施設予約をするために窓口に赴いたが留守だった。窓口が空いている時間に再訪問できたが予約したい日時が埋まっていた
グループウェア導入のメリット
01.
情報や技術や技能、経験、歴史、議事録の共有がスムーズ
グループウェアの機能にはメールやチャット、回覧板、掲示板などのコミュニケーションツールがそろっています。
これらを使い分けることによって情報共有や意見交換が容易になります。
また、全ての社員やメンバーに向けて広報事項を送ったり、業務資料を共有することも可能です。
チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるので、メール送信のように宛先でメンバーを一人ずつ選択するといった手間が省けます。
また、タイムライン機能を搭載したグループウェアも多くあるため、社員、メンバーと運営者の双方向が円滑に意思疎通を取れるというメリットもあります。
02.
ペーパレス化で業務連絡を効率化
これまで資料を紙で配布していたのも、ファイル共有機能を利用することで、メンバーへ確実・スピーディーに共有できます。
また、ペーパーレス化により、印刷の手間やコストの削減にも繋がります。そして過去の議事録を見返すことが可能です。
特に運営者の入れ替わりが早いマンション管理組合や組織の場合は過去に決められたルールがどのような経緯でそのようになったのかが分からない場合も多々ありますがグループウェアで共有することで、そのような場面にも対応できます。
03.
施設予約
会議室や車両、備品などの予約管理もオンラインで手続きができ、これまで予約するためにかけていた手間も省けて便利です。
04.
マルチデバイス対応は外出先からもアクセス可能
多くの製品がマルチデバイスに対応している製品であれば、外出先でも必要な情報をリアルタイムで閲覧できます。
在宅勤務されていても情報を共有・コミュニケーションが取れるので、マルチデバイス対応のグループウェアの導入をお勧めします。
グループウェア導入の
デメリット
導入に費用がかかる
グループウェア導入には費用がかかります。機能や使用する人数が多ければ多いほど費用は高くなります。
導入に教育が必要
せっかく導入したグループウェアを社員や会員が使わなければ意味がありません。
そのためまずグループウェアの使い方や意義を説明する必要があります。
またツールは使い方だけでなく、なぜそのツールを使う意味があるのか、という点についても説明が必要です。
全員の共通認識として『このツールを使うとみんなにとって便利になる』という意識がないと、面倒くさいから使わない、というメンバーも出てきてしまうため注意が必要です。
グループウェアはこのような事におすすめです
- 情報や技能、経験、歴史、議事録の共有
- 施設予約管理
- ペーパレス化で業務連絡を効率化 など
「グループウェアについてもっと知りたい」などのご相談は下記お問合せフォームよりお気軽に問合せください。